I-9 远程验证新规：雇主视频验身份怎么操作

疫情期间的 I-9 远程验证是“临时政策”，2023 年 7 月 31 日到期后，很多人以为“又要回办公室验了”。但 DHS 在 2023 年 8 月发布了最终规则：符合条件的雇主，可以永久用视频做 I-9 远程验证。这篇文章讲清楚远程验证的适用条件、操作流程、以及雇主和员工各自要注意什么。

新规的核心：谁可以用远程验证

DHS 的最终规则（2023 年 8 月 1 日生效）允许雇主用“替代程序”（alternative procedure）远程查验 I-9 文件，条件是：雇主必须注册 E-Verify，且对新员工用 E-Verify 验证。没有注册 E-Verify 的雇主，不能用远程验证，还是要面验。这是 DHS 的“交换条件”：给你远程的便利，你要用 E-Verify 保证验证质量。

远程验证适用于“所有”新员工，不限远程办公的。即使员工就在公司隔壁，雇主也可以选择视频验证。但雇主不能“区别对待”：不能对某些员工远程、对某些员工面验（歧视风险）。要么全远程，要么全面验，政策统一。

操作流程：五步走

1. 员工提供文件复印件。新员工把 I-9 的 List A（或 List B + List C）文件拍照/扫描，发给雇主。复印件要清晰，能看清照片、名字、有效期。
2. 视频连线查验。雇主和员工视频（Zoom、Teams 都行），员工在镜头前出示文件原件，雇主核对“复印件和原件一致”。视频要实时，不能用录播。
3. 雇主在 I-9 上标注。Section 2 的 Additional Information 栏注明“Alternative procedure”和视频日期。这是 DHS 要求的标注，证明用了远程程序。
4. 保留文件复印件。雇主保留员工提供的文件复印件，和 I-9 一起存档。I-9 的保留期限：雇佣后 3 年，或离职后 1 年，取较长者。
5. E-Verify 验证。远程验证的雇主必须对新员工跑 E-Verify，3 个工作日内。这是“替代程序”的前提条件，不能跳过。

员工的注意事项

作为员工，远程验证时：第一，文件原件准备好，视频时光线充足，证件上的字能看清；第二，复印件提前发，不要视频时才找；第三，确认雇主是 E-Verify 注册的（可以问 HR），如果雇主没注册却给你远程验证，这是违规的，你的 I-9 可能无效。

另外，远程验证不影响你的“工作授权”：I-9 验证的是“你有没有资格工作”，不是“你是什么身份”。F-1 OPT、H-1B、绿卡，I-9 的流程都一样，只是 List A/B/C 的文件不同。I-9 验证和 E-Verify 是两回事：I-9 是雇主看文件，E-Verify 是系统联网查，不要混淆。

雇主的合规风险：远程验证的坑

远程验证给雇主省了事，但合规要求一点没少。第一，E-Verify 必须注册且在用。DHS 会抽查，没注册 E-Verify 却用远程验证，是违规，罚款按 I-9 违规算（每份表格几百到几千美元）。第二，视频必须是实时的。有人用“员工录个视频发过来”糊弄，这不是“实时查验”，DHS 不认。第三，复印件要保留。只视频、不留复印件，等于没做 I-9。

另外，远程验证的 I-9，Section 2 的标注不能少。DHS 审计时，先看标注，再看 E-Verify 记录，两者对不上，I-9 无效。小公司 HR 一个人管所有事，容易漏步骤，建议做个 checklist，每来一个新员工，按单子走一遍。

Reverification：哪些情况要重新验证

I-9 不是“一次管终身”的。以下情况要 reverify：员工的工作许可到期了（比如 EAD 续期）、员工的身份变了（比如 F-1 转 H-1B）。Reverification 也可以远程做，流程和初次一样。Reverification 的期限：工作许可到期前，员工要提供新的文件，雇主更新 I-9 的 Section 3。

绿卡持有者不需要 reverify（绿卡是永久的），公民也不需要。H-1B 换雇主的，新雇主重新做 I-9（transfer 不是“reverify”，是新的 I-9）。I-9 的 reverify 漏了，DHS 审计时会算“knowingly employing unauthorized worker”，罚款很重。HR 的日历上，给每个需要 reverify 的员工设提醒。

疫情期间远程验证的补救：2023 年 8 月 30 日大限

疫情期间（2020 年 3 月到 2023 年 7 月 31 日），DHS 允许临时远程验证，很多雇主用了。临时政策到期后，DHS 要求：2023 年 8 月 30 日前，雇主必须对“临时远程验证”的员工做一次“面对面”补验（in-person verification）。这个大限已经过了，但如果你的公司当时没补，现在要做的是：立即补做面对面验证，并在 I-9 上标注。

补验的流程：员工带文件原件到公司（或雇主指定的地点），雇主面验，在 I-9 的 Additional Information 栏注明补验日期。如果员工已经离职，补不了，在 I-9 上注明“员工已离职，无法补验”，留档。DHS 审计时，会查这段时期的 I-9，没补验的算违规。HR 自查一下 2020 到 2023 年的 I-9，漏了的赶紧补，亡羊补牢。

I-9 审计：DHS 查什么

DHS 的 I-9 审计（audit），一般提前 3 天通知（Notice of Inspection），雇主要交出所有 I-9。审计查三件事：第一，I-9 有没有（每个员工都要有，缺一份罚一份）；第二，I-9 填得对不对（Section 1 员工填、Section 2 雇主填，时间、签名，一个不能错）；第三，有没有“明知故犯”（knowingly hiring unauthorized workers，这是重罪）。

远程验证的 I-9，审计时多查两项：E-Verify 的记录（有没有按时跑）、视频查验的标注（Additional Information 栏）。审计的罚款： paperwork 违规每份几百到几千美元，故意雇佣无证工人的，罚款上万甚至刑事责任。小公司觉得“I-9 是小事”，审计来了才知道是大事。建议每年自查一次 I-9，发现问题自己先改（self-audit），比 DHS 查出来强 100 倍。

远程验证和歧视：雇主不能做的三件事

远程验证的便利，不能变成歧视的工具。雇主不能做的三件事：第一，不能因为员工的“口音”“长相”，要求某些员工面验、某些远程（national origin discrimination）；第二，不能指定员工用哪种 List 文件（比如“中国人必须用护照+工卡”），员工有权选择 A 或 B+C；第三，不能在 E-Verify 出了 tentative nonconfirmation（TNC）后，直接开除员工，要给员工 8 个工作日去 SSA/DHS 申诉。

员工如果遇到歧视，可以向 DOJ 的 IER（Immigrant and Employee Rights Section）投诉。IER 专门管 I-9/E-Verify 的歧视，投诉免费。雇主的 HR 培训里，I-9 的反歧视是必修课。小公司没 HR 的，老板自己要学，不要“我觉得”来操作。

员工自查：你的 I-9 有效吗

作为员工，你可以要求看自己的 I-9（雇主必须提供复印件）。自查三点：Section 1 是不是你本人填的（签名、日期）、Section 2 的文件有没有过期（过期文件的 I-9 无效）、雇主有没有按时跑 E-Verify。发现问题的，要求雇主更正。

I-9 无效的最大受害者是员工：DHS 审计发现你的 I-9 无效，雇主可能被罚款，但你的“工作授权”记录是断的，影响以后的身份申请（比如 H-1B transfer 时，新雇主要看旧的 I-9 记录）。I-9 是“小表格、大作用”，入职时多看一眼，省掉以后的麻烦。

I-9 的“自我审计”：HR 每年做一次

建议雇主每年做一次 I-9 自查（self-audit）。查什么：所有在职员工的 I-9 有没有、Section 1 和 2 填得对不对、需要 reverify 的有没有做、远程验证的标注和 E-Verify 记录齐不齐。发现问题的，自己更正（在 I-9 上注明更正日期、更正人），不要销毁重填（销毁是违规）。

自查发现“员工的工作许可过期了”，立即做 reverify，员工拿不出新文件的，按法律程序处理（不能“睁一只眼闭一只眼”）。自查的记录留档，DHS 审计时，主动出示“我们每年自查”，罚款可能减轻。I-9 的合规，是“平时”的工作，不是“审计来了”才抱佛脚。

远程验证的“技术”要求：视频要达标

DHS 对远程验证的视频，没有具体的“技术标准”，但实务中有要求：视频要实时（不能录播）、画面要清晰（证件上的字能看清）、双方要能对话（确认身份）。Zoom、Teams、FaceTime 都行，关键是“实时互动”。

建议：视频时录屏（留证据），但录屏要告知员工（隐私法）。视频的日期、参与人，记在 I-9 的备注栏。技术出问题（卡顿、听不清），换时间重做，不要“凑合”。I-9 的验证，是“法律程序”，不是“走过场”，技术不达标，验证无效。

E-Verify 的 TNC：员工怎么办

E-Verify 跑出 tentative nonconfirmation（TNC），意思是“系统没确认你的工作许可”。雇主必须通知你，给你 8 个工作日去 SSA/DHS 申诉。申诉期间，雇主不能开除你、不能停薪。8 天后没解决，雇主才能终止雇佣。

员工收到 TNC：第一，不要慌，TNC 很多是“名字拼错”“SSA 记录没更新”；第二，8 天内去 SSA（带上证件），更新记录；第三，把申诉的结果告诉雇主。TNC 不是“最终结论”，是“待确认”，积极申诉，大部分能解决。

远程验证的“记录”：留什么证据

远程验证的证据链：员工的文件复印件、视频的日期记录、I-9 上的标注、E-Verify 的 case number。四者缺一不可。DHS 审计时，按这个链条查，断一环，I-9 无效。

建议：每个员工的 I-9 建一个文件夹，四个证据放一起。电子存档可以（DHS 接受电子 I-9），但要“可检索”。审计时，3 天内要交出所有 I-9，文件夹乱的，交不出来，等于没有。

I-9 的“电子签名”：可以吗

I-9 的电子签名，DHS 是接受的（符合电子签名法的）。远程验证的 I-9，员工在 Section 1 电子签名，雇主在 Section 2 电子签名，都可以。但电子签名的系统，要“能验证身份”（比如 DocuSign），不能是“随便画一个”。

小公司用纸质 I-9 的，扫描存档，一样有效。电子还是纸质，不重要，重要的是“内容对”。I-9 的“形式”（电子/纸质）和“实质”（填得对不对），实质更重要。

I-9 的“保留”：3 年还是 1 年

I-9 的保留期限：雇佣后 3 年，或离职后 1 年，取“较长”的。举例：员工干了 5 年，离职后，I-9 再留 1 年；员工干了 1 年，I-9 留 3 年（从雇佣算起）。

离职员工的 I-9，不要“立即”销毁。DHS 审计，查“在职+离职 1 年内”的。保留的 I-9，单独存档（离职的），不要和在职的“混”。I-9 的“保留”，是“法律”，不是“习惯”。

行动清单

• ☐ 雇主：确认注册了 E-Verify，否则不能用远程验证
• ☐ 雇主：制定统一的远程验证政策（全远程或全面验，不区别对待）
• ☐ 雇主：视频实时查验，I-9 上标注“Alternative procedure”，保留复印件
• ☐ 雇主：3 个工作日内跑 E-Verify，I-9 存档 3 年/离职后 1 年
• ☐ 员工：视频前准备好文件原件和复印件，光线充足
• ☐ 双方：工作许可到期的，提前做 reverification，不要等过期
• ☐ 员工：确认雇主是 E-Verify 注册的，保护自己的 I-9 有效性

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英文官方来源

• USCIS：I-9 Central（雇主指引）：该页面佐证了 I-9 远程验证“替代程序”的官方流程、E-Verify 注册要求、以及 Section 2 的标注规范。
• E-Verify 官网：该页面佐证了雇主注册 E-Verify 的流程、以及新员工 3 个工作日内验证的要求。
• USCIS：Form I-9（就业资格验证表）：该页面佐证了 List A/B/C 文件清单、reverification 的触发条件、以及 I-9 的保留期限。

核验日期：2026年10月6日

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