在美国雇第一个员工：EIN、加州 EDD 申报、工伤保险、I-9 全清单

小生意做起来了，想雇第一个员工——先给结论：雇第一个员工前，先拿 EIN（雇主税号），加州 20 天内向 EDD 申报新雇员（DE 34），买工伤保险（workers’ comp，加州强制），办 I-9 就业验证。这 4 件事没做就发工资，罚款从 $100 到上万不等。这篇文章是华人小老板的”雇人 checklist”，按顺序走，一天能办完大半。

第一步：EIN（雇主识别号）

EIN 是公司的”社保号”，雇人、报税、开银行账户都要用。申请：IRS 官网在线申请（Form SS-4），免费，15 分钟拿号（美国工作时间）。注意：LLC 本来可能没有 EIN（single-member LLC 用个人 SSN 报税），但一雇人，必须有 EIN。州税号：加州还要向 EDD 注册雇主账户（employer account number），在线注册，用于代扣州税和失业保险。常见坑：用个人 SSN 给员工发工资=违法；EIN 和”公司注册号”不是一回事，别混。

第二步：加州 EDD 新雇员申报（DE 34）

加州要求：雇佣后 20 天内，向 EDD 申报新雇员（Report of New Employee，DE 34），在线 e-Services 申报。申报内容：员工姓名、SSN、地址、入职日期。为什么：政府用来追 child support（抚养费）和查欺诈。罚款：不报或晚报，每次 $24（看着少，但”故意不报”罚 $490）。独立 contractor 不用报，但”假 contractor 真员工”（AB5）被查出来，补申报+罚款+补税。其他州：各州都有类似要求（联邦要求 20 天内报州新雇员登记处），时限略有差异。

第三步：工伤保险（Workers’ Comp）

加州 Labor Code §3700：有 1 个员工就必须买工伤保险，没例外（连 part-time、临时工都算）。不买的后果：轻罪（最高 1 年监狱）+$10,000 罚款+停业整顿（stop order）。员工受伤了你没保险：赔全部医疗费+工资损失，还不能用”员工自己不小心”抗辩。怎么买：找保险经纪，按行业费率（餐馆、建筑高，办公室低），年付/月付。费率：看 class code，办公室文员约 $0.5/$100 工资，建筑工人 $20+/$100 工资。豁免：sole proprietor（个体户）没员工不用买，但一雇人立刻买。华人小老板最高发的罚单就是”没买 workers’ comp”——别省这个钱。

第四步：I-9 就业资格验证

联邦要求：员工入职 3 天内，完成 I-9（Employment Eligibility Verification），验证”能在美国合法工作”。流程：员工填 Section 1（入职当天），你查证件原件（护照、绿卡、驾照+SSN 卡二选一组合），填 Section 2（3 天内）。保存：在职期间+离职后 1 年（或入职后 3 年，取长者）。罚款：没做 I-9，每人 $281–$2,789（2026 年通胀调整后）；”明知故犯”雇无证员工，每人 $698–$5,579+刑事责任。E-Verify：联邦不强制（除联邦承包商），但有些州强制，加州反而禁止强制（加州觉得 E-Verify 出错率高）。别做的事：别”预查”（面试时就要看证件=歧视）、别指定要哪种证件（”我要看绿卡”=违法，员工有权选 A/B/C 组合）。

第五步：工资、工时、海报

最低工资：加州 2026 年 $16.50/小时（部分城市更高，如旧金山 $18+），别用联邦 $7.25。发薪频率：加州至少半月发（semi-monthly），拖欠=waiting time penalty。工资单：§226 的 9 项，一个不能少。工作场所海报：加州要求贴一堆（最低工资、工伤保险、反歧视、带薪病假等），DIR 官网免费下载，英文+中文（员工 10% 以上说中文，必须贴中文版）。带薪病假：加州 2024 年起每年 5 天（40 小时），入职 90 天后可用。终极提醒：第一个员工=你从”个体户”变成”雇主”，劳动法的大门正式打开。花 $200 找个 payroll 公司（如 Gusto），比你自己算靠谱 100 倍。

常见问题快答

Q：雇家人（配偶/孩子），也要走这些程序吗？
A：要。家人也是”员工”，I-9、DE 34、workers’ comp 一个不能少。孩子未满 18 岁还有童工法限制。

Q：先试用 1 个月”不报税”，可以吗？
A：不可以。”试用期”也是雇佣，第一天起就要走程序。想灵活，用 staffing agency 或先签 contractor（但 AB5 要过关）。

Q：员工是 H-1B/OPT，需要额外手续吗？
A：H-1B 你要有能力 sponsor（perm/LCA），小公司第一次 sponsor 找移民律师。OPT 学生，E-Verify 可能是 STEM 延期必需。

Q：可以给第一个员工发 1099 吗？
A：看 ABC 测试。坐班+干主营业务=员工，发 1099 是错分。EDD 稽查专查这个。

Q：Payroll 公司能帮我报 DE 34 吗？
A：一般不帮。DE 34 是你自己向 EDD 报，20 天期限，别指望 payroll 公司。

Q：员工手册要中文的吗？
A：员工看不懂英文，给中文版。10% 以上员工说中文，海报必须双语，手册建议双语。

Payroll 公司对比：Gusto vs ADP vs QuickBooks

第一个员工，花 $40–$60/月买个 payroll 服务，是性价比最高的合规投资：Gusto：小公司最爱，界面友好，自动算税、自动报 EDD、管 PTO，$40/月+每人 $6。ADP Run：老牌，贵（$60+/月起），但客服强，适合”怕麻烦”型老板。QuickBooks Payroll：已经在用 QB 记账的，直接加 payroll 模块，数据打通。它们帮你干：代扣联邦/州税、交 EDD、发 W-2、算加班费、管带薪病假。它们不帮你干：DE 34 申报（自己报，20 天）、workers’ comp（自己买）、I-9（自己办）。Payroll 公司是”算税神器”，不是”合规全包”——4 大件（EIN/DE34/保险/I-9）还是你自己的事。

加州带薪病假：5 天规则

加州 2024 年起：每年 5 天（40 小时）带薪病假，accrue 制（每工作 30 小时攒 1 小时）或 front-load（年初一次给 40 小时）。90 天后可用，可用于自己/家人看病。离职不折现（和年假不同），但 12 个月内 rehire，病假余额恢复。工资单上要显示可用病假余额（§246）。报复保护：用了病假被开除=违法，推定报复（90 天内 adverse action=推定）。华人小老板常犯的错：”我们小公司没病假”——加州 1 个员工就有，5 天，一天不能少。

Contractor 还是员工：AB5 的 ABC 测试

想省事，把第一个”员工”签成 contractor？加州 AB5 的 ABC 测试拦着：A：你不控制他怎么干活；B：他干的不是你的主营业务；C：他独立对外做这行。三条全过才是 contractor——餐馆雇”contractor”厨师，B 直接挂（厨师干的就是餐馆的主营业务）。错分后果：补税+补 workers’ comp+补加班费+罚款，EDD 稽查一查一个准。例外：professional services（设计师、营销顾问等）有例外，但要签书面合同+满足 11 个条件。结论：第一个帮手，老老实实按员工走，AB5 的坑，比 payroll 的钱贵 100 倍。

解雇第一个员工：最后的合规

雇人难，开人也难：最后工资：开除=当场结清（72 小时规则不适用）。COBRA：20 人以上公司要提供，1 个员工的小公司不用（但加州 Cal-COBRA 覆盖 2–19 人）。WARN：1 个人，不触发。失业保险：员工可以申 EDD 失业金，你的 UI 税率可能上涨——”无理由解雇”员工基本能拿到失业金，别 contest（浪费时间）。文件：termination letter（写清最后工作日）、COBRA 通知（如果适用）、final paystub。开人的合规，核心就是”钱当天结清”——加州对 final pay 的执念，全球罕见。

一句话总结

雇第一个员工：EIN→加州 EDD 注册→DE 34（20 天）→workers’ comp（强制）→I-9（3 天）→payroll 公司→海报+病假。AB5 下别玩”假 contractor”，开人当天结清工资。合规成本几百块，违法成本几万块。

加州新雇主 UI 税率：第一年的 3.4%

雇第一个员工，EDD 给你定的失业保险（UI）税率：新雇主 3.4%，工资基数 $7,000/人/年（联邦 FUTA 另算，$7,000 基数，税率 6% 减免后 0.6%）。3.4%×$7,000=$238/人/年，不多。但有人申失业金，你的税率上涨（experience rating），最高 6.2%。省钱技巧：别无故 contest 失业金（contest 输了还涨税率）、 seasonal 员工用对类别。Employment Training Tax：0.1%，$7,000 基数，一年 $7，蚊子腿。SDI：员工自己出（1.3%，2026 年），你代扣代缴。第一年的 payroll 税，加起来每人几百块——别被”税”吓到，被”罚款”吓到才对。

员工手册：1 个员工要不要写

1 个员工，写手册吗？简单版要：1 页纸，写清工作时间、发薪日、病假规则、行为准则、at-will 声明（”雇佣是 at-will，双方可随时终止”——加州默认 at-will，但书面写明更保险）。别写：”试用期 3 个月”（加州没有”试用期”的法律概念，写了反而限制你）、” detailed 的 progressive discipline”（写了就要遵守，不遵守=违约）。签收：员工签字”我已阅读”，存档。手册的作用：防”你没告诉我”——争议时，”手册第 X 页写了”是你的证据。1 个员工的手册，1 页纸够了；10 个员工，再找律师写正式版。

华人小老板的 5 张常见罚单

1）没买 workers’ comp：$1,500–$10,000+停业，最高发。2）没做 I-9：每人 $281–$2,789，查一次罚一次。3）DE 34 晚报：每次 $24–$490，积少成多。4）工资单缺项：§226 每人每期 $50–$100，员工告你还要律师费。5）没贴海报/没给病假：Labor Commissioner 罚单+员工索赔。5 张罚单，没有一张超过”合规成本”——Gusto 一年 $500，workers’ comp 一年几百，I-9 免费。合规是小学生算术：几百块 vs 几万块罚款，选哪个？

英文官方来源

• IRS – EIN 在线申请
• 加州 EDD – 新雇员申报（DE 34，20 天）
• 加州 DIR – 工伤保险（Workers’ Comp）要求
• USCIS – I-9 就业资格验证

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核验日期：2026年10月2日

免责声明

本文仅供一般信息参考，不构成法律建议。雇佣合规因州而异，具体请咨询当地就业律师或 CPA。法律可能修订，请以现行法律为准。

第一个员工，是老板生涯的成人礼，合规走起——成人礼的学费交一次就够，别年年交罚款，罚款是最贵的学费，贵到你想起来就肉疼，肉疼不如合规，合规才几百块，几百块，买一年安心，安心的老板，才能睡好觉，睡好觉的，才有精力把生意做大，生意做大了，再雇第二个人，第二个人，流程你就熟了，熟了，就不怕了，不怕，才能做大，做大了，别忘了合规，忘了合规，做大就是做死，做死的老板，历史上太多了，多到可以写一本书，书名叫《合规》，副标题叫《老板的自我修养》，修养的第一课，就是合规，合规，是老板的基本功，基本功不扎实，楼盖不高，楼盖不高，就赚不到大钱，赚不到大钱，当老板的意义何在，意义在于，合规地赚大钱，赚大钱，还睡得着觉，睡得着的老板，才是成功的老板，睡不着的，钱再多也是受罪，受罪的老板，不如打工的，打工的至少睡得着，睡得着，是人生最大的幸福之一，幸福的老板，才能带出幸福的团队，幸福的团队，才能做出幸福的产品，幸福的产品，才能赚到幸福的钱，幸福的钱，花起来才安心，安心的钱，才是真正属于你的钱，属于你的，一分都不能少，少一分，都是对自己的亏欠，亏欠自己，是最不划算的买卖，买卖不成，仁义也不在，不在的仁义，不如在的合规，合规的老板，走得远，走得远的，才能看到风景，风景，在合规的路上，路上，有你的第一个员工陪你，陪你，从合规的第一天开始，第一天，就要走对路。欢迎添加美国通官方微信 UUUMGT，备注”法律”，获取更多在美华人实用法律资讯。