H-1B public access file：雇主必须备查的 5 类文件

“你们公司的 H-1B public access file 在哪里？我要看。”这句话可能是 DOL（劳工部）工资工时处调查员说的，也可能是你的 H-1B 员工、甚至是路过的公众说的——根据 20 CFR 655.760，H-1B 雇主必须为每一份 LCA（劳工情况申请）准备一套 public access file（公开查阅档案，简称 PAF），在 LCA 递交后 1 个工作日内就必须可供任何公众查阅，保存期限至少到最后雇佣日之后 1 年。很多小公司雇主根本不知道这个义务，等 DOL 上门才发现文件不全，一罚就是几万美金。本文讲清 PAF 里必须有的 5 类文件、1 个工作日规则、保存期限、以及雇员怎么用它自查雇主是否合规。

PAF 是什么：雇主的”公开账本”

H-1B 项目的核心逻辑是：雇主向 DOL 承诺（通过 LCA 表 ETA-9035）会给外籍员工不低于现行工资（prevailing wage）和实际工资（actual wage）中较高者的工资、提供和美国员工同等的福利和工作条件。PAF 就是证明这些承诺兑现了的”公开账本”。20 CFR 655.760 规定，雇主必须在”主要营业地”或 H-1B 员工的”实际工作地”保存 PAF，任何公众（不需要是受害员工、不需要说明理由）都有权查阅，雇主必须在收到查阅请求后 1 个工作日内提供。注意 PAF 和雇主内部的人事档案是两回事：PAF 是公开的，里面不能放员工的隐私信息（如 SSN、医疗记录）；内部档案是保密的，DOL 调查时才看。PAF 制度的设计初衷是让公众监督 H-1B 雇主，实践中用它最多的是三类人：DOL 调查员、想确认工资是否达标的 H-1B 员工、以及竞争对手或工会。

第 1 类：certified LCA 本身

PAF 的第一份文件就是经 DOL 认证的 LCA（ETA-9035/9035E）复印件。LCA 上有工作职位、SOC 职业代码、工作地点、工资水平（wage level）、雇佣起止日期。公众查 PAF 时第一眼看的就是这个：雇主承诺的工资是多少、工作地点在哪里。实务要点：LCA 必须是 certified 版本，pending 或 denied 的不算；如果 LCA 做过 amendment（比如换工作地点），新旧版本都要留；电子版打印出来即可，不需要原件。很多雇主犯的第一个错是 PAF 里放的是”草稿版”LCA，和 DOL 系统里认证的不一致——DOL 一比对就穿帮。建议 HR 在收到 certified LCA 的当天就打印两份，一份进 PAF，一份进内部档案。

第 2 类：实际工资的证明

第二类是证明雇主实际发了承诺工资的文件，核心是工资单（payroll records）。DOL 的 62D 号 fact sheet 列明：雇主必须保存所有 H-1B 员工及同岗位其他员工的姓名、地址、职业、工资率、工作小时数、实发工资、扣款、净工资。注意”同岗位其他员工”也要留——DOL 要比对 H-1B 员工和美国员工的工资是否一致，这是”实际工资”要求的审计重点。工资单的保存期限比 PAF 更长：3 年（PAF 是最后雇佣日后 1 年，工资单是 3 年）。实务中 DOL 最常开的罚单就是”工资没达到 LCA 承诺”：比如 LCA 承诺年薪 12 万，实际按 11 万发，或者 bench（没项目）期间停发工资——H-1B 员工即使没活干，雇主也要按 LCA 工资照发，停发就是违规。

第 3 类：工资体系的说明文件

第三类是解释”工资怎么定出来的”文件，包括两份：一份是 actual wage 的确定方法说明（比如公司内部的工资表、薪酬等级制度），另一份是 prevailing wage 的来源依据（比如 DOL 的 Online Wage Library 截图、或私人薪酬调查报告）。DOL 要看的是：雇主不是拍脑袋定的工资，而是有体系、有依据。很多小公司的 PAF 里缺的就是这一类——工资是老板口头定的，没有任何书面制度。补救办法：即使公司小，也要写一份一页纸的”工资政策说明”：职位、级别、对应的工资区间、参考的市场数据来源，HR 签字、注明日期。这份文件不需要多精美，但必须存在。DOL 审计时，”拿不出工资体系说明”本身就是一项违规，哪怕实际发的工资是达标的。

第 4 类：福利和平等待遇的证明

第四类是证明 H-1B 员工享受了和美国员工同等福利和工作条件的文件：公司福利手册（health insurance、401k、带薪假等）、证明 H-1B 员工确实参保了的文件。LCA 上雇主承诺了”working conditions 不劣于同岗位美国员工”，PAF 里就要有证据。实务中常见的违规：H-1B 员工的医疗保险自付比例比美国员工高、没有带薪病假、或者被要求加班但不给加班费。这些 DOL 一查工资单和福利记录就能发现。HR 的实务动作：每年 open enrollment 时，把 H-1B 员工的参保确认页打印存档；公司的员工手册更新时，旧版不要扔，PAF 里留的是”当时有效”的版本。

第 5 类：LCA 张贴（posting）的证明

第五类是证明 LCA 已经按规定”公示”的文件。LCA 法规要求：雇主在递交 LCA 之前或当天，必须在”实际工作地”的显眼位置张贴 LCA 通知（或用电子方式通知员工），连续张贴 10 个工作日，告知员工”我们要雇 H-1B 了，工资是多少，有异议可以向 DOL 投诉”。PAF 里要留的是：张贴的照片（带日期）、张贴地点的说明、或者电子通知的发送记录。很多公司用”电子通知”代替纸质张贴（比如发全员邮件），这是允许的，但要留存发送记录。DOL 审计时，”posting 证明缺失”是最高频的罚单之一——文件本身不难准备，难的是”记得做、记得留”。建议 HR 做一个 LCA checklist：认证、张贴、拍照、归档，四步走完才算闭环。

1 个工作日规则：查阅权有多硬

20 CFR 655.760 的原话是：PAF 必须在 LCA 递交后 1 个工作日内可供公众查阅。注意是”LCA 递交后”，不是”H-1B 批准后”——LCA 是 H-1B 申请的第一步，I-129 还没交，PAF 就要备好了。查阅权的主体是”任何公众”，不需要预约、不需要说明身份、不需要是员工本人。雇主可以要求查阅者在正常工作时间来，可以要求对方在指定地点看，但不能收费、不能拖延、不能要求对方先证明”和你有什么关系”。实务中 H-1B 员工查自己公司的 PAF 是最常见的场景：怀疑工资没达标，先看 PAF 里的 LCA 承诺工资是多少，再对比自己的工资单。雇主拒绝提供 PAF 本身就是违规，DOL 可以据此直接开罚单。小公司 HR 的误区是”我们公司小，没人会来查”——DOL 的随机审计不分公司大小。

保存期限：1 年和 3 年两条线

PAF 的保存期限：从”最后雇佣日”起算 1 年，如果 LCA 过期了但从来没雇过人，从 LCA 过期或撤销之日起算 1 年。工资单等 payroll records 的保存期限是 3 年，从工资发放之日起算。两条线要分开记：员工 2024 年离职，PAF 保存到 2025 年，工资单保存到 2027 年。实务建议：HR 建一个 PAF 到期日历，每季度清理一次过期文件（注意是”至少”保存 1 年/3 年，多保存没问题，提前销毁有问题）。电子存档是允许的，扫描件和原件有同等效力，但要保证清晰可读、能按要求检索。公司被收购、倒闭的，PAF 义务跟着 LCA 走，继任雇主要接管档案，不能以”前任 HR 没交接”为由搪塞 DOL。

雇员自查：怎么用 PAF 保护自己

H-1B 员工是 PAF 制度的最大受益者之一。自查三步：第一步，向 HR 索要 PAF 查阅（邮件书面提出，留证据），看 LCA 上的承诺工资、工作地点、职位是否和实际一致。第二步，对比自己的工资单：如果实际工资低于 LCA 承诺，或者 bench 期间被停薪，这是 DOL 认定的违规，员工有权向 DOL 工资工时处投诉（WH-4 表），投诉可以匿名，DOL 不得向雇主透露投诉人身份（法律有反报复条款）。第三步，看工作地点：如果实际工作地和 LCA 上的地点不一致（比如 LCA 写旧金山、实际在圣何塞上班），雇主需要做 LCA amendment，否则也是违规。注意：查 PAF 是你的法定权利，雇主因此给你穿小鞋、解雇你，构成报复，DOL 会重罚。但也要理性使用：先内部沟通，沟通无果再投诉，一上来就掀桌子对谁都没好处。

PAF 和内部文件：分开存放

新手 HR 最容易犯的错是把 PAF 和内部人事档案混在一起，结果公众来查阅时，要么把员工隐私泄露了，要么手忙脚乱找不到。正确做法是物理隔离：PAF 单独一个文件夹（纸质）或单独一个目录（电子），里面只放 5 类公开文件，不放 SSN、I-9、医疗记录、绩效评估。DOL 的 62D 号 fact sheet 列的”雇主必须保存并应要求提供给工资工时处”的文件范围比 PAF 更广（包括 SSN、详细工时），那是给 DOL 调查员看的，不是给公众看的。两套档案、两个清单：PAF 清单按 655.760 准备，内部档案按 62D 准备。DOL 上门时，先给 PAF，再按要求提供内部文件，顺序不要反。电子系统里给 PAF 目录设独立权限，普通 HR 能更新，公众查阅时只开放只读，避免误删。

初创公司的 PAF 极简清单

如果你是第一次办 H-1B 的初创公司 HR，按这个清单准备，一天能搞定：certified LCA 打印件一份；公司工资政策一页纸（职位、级别、工资区间、参考数据来源，创始人签字）；LCA 张贴照片（打印出来、写上张贴日期和地点）或全员邮件发送记录截图；员工手册（含福利章节）一份；该 H-1B 员工的 offer letter 复印件（证明实际工资不低于 LCA）。5 样东西装进一个文件夹，封面写上 LCA 编号和有效期，PAF 就建好了。之后每发一次工资，把工资单 PDF 存到内部档案（注意工资单进内部档案 3 年，不是 PAF，但 PAF 里要有”实际工资”的证明文件，offer letter + 工资政策即可）。每季度花 10 分钟检查：LCA 快到期了？员工换工作地点了？工资涨了？有变化就更新 PAF。把 PAF 维护变成季度例行动作，DOL 来了也不怕。

常见问题

Q1：PAF 可以只存电子版吗？
A：可以。法规允许电子存档，只要能按要求检索、打印。但建议关键文件（certified LCA）同时留一份纸质，应对 DOL 突击检查时调取更快。

Q2：公司只有 1 个 H-1B 员工，也要建 PAF 吗？
A：要。PAF 义务不看公司规模，有 1 份 LCA 就要建 1 套 PAF。很多小公司就是栽在这上面，以为”人少没人管”。

Q3：DOL 审计一般查什么？
A：工资是否达标（对比 LCA 和工资单）、posting 有没有做、PAF 是否 1 个工作日内备好、福利是否平等待遇。62 系列 fact sheet 就是 DOL 的检查清单，照着自查一遍。

Q4：换了工作地点，PAF 要更新吗？
A：要。如果新地点超出原 LCA 的通勤区，需要做 LCA amendment，新 LCA 进 PAF，旧的保留。如果在同一 metropolitan area 内短期出差，一般不需要新 LCA，但建议咨询律师确认。

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英文官方来源

• U.S. Department of Labor, Wage and Hour Division – Fact Sheet #62F: What records must an H-1B employer make available to the public?: https://www.dol.gov/agencies/whd/fact-sheets/62f-h1b-recordkeeping-public-view

本文核验日期：2026年10月2日

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